Vi har en dansk leverandør som leverer ydelser i Danmark og i Finland, faktureret fra deres danske kontor. Fakturaer i DKK skal betales til en konto, fakturaer i EUR skal betales til en anden konto og fakturaer i NOK skal betales til en tredje konto.
De kan systemet ikke håndtere, og det giver anledning til flere bekymringer.
- For to nye bilag i EUR – I opsætter betaling i EUR fra vores EUR-konto (korrekt) til leverandørens DKK konto (forkert) som en dansk bankoverførsel. Det er slet ikke muligt. Man kan kun betale i DKK med en dansk bankoverførsel. Svært at forudse om betalingen vil blive afvist af banken, og hvilket beløb der vil blive overført hvis betalingen gennemføres. Og under alle omstændigheder vil der blive betalt til en forkert konto. Der skal betales via IBAN nummer som en SEPA betaling, ikke med en dansk bankoverførsel.
- Jeg kan ikke ændre betalingskontoen til det IBAN nummer der skal anvendes, så jeg kan slet ikke gennemføre betalingen.
- Forslaget jeg fik er at slette betalingsoplysningerne og registrere nogle nye. Det er et dårligt forslag. Så skal jeg rette dem tilbage igen bagefter, det er alt for besværligt, så er jeg bedre stillet med at betale manuelt og ikke bruge systemet til disse bilag.
Jeg forstår at man kan lade betalingsinfo være tomme, og så bliver der betalt til det der står på fakturaen. Men det vil være en væsenglig sikkerhedsbrist i forhold til svindel. Det er ikke en god løsning. Den gode løsning er at der kan registreres flere konti.
Jeg undrer mig i øvrigt over at det er tilfældigt om I når der oprettes en leverandør lægges betalingsoplysninger ind som standard. Det er kun sket for 4 ud af 32 leverandører. Min forventning var at I registrerer dette fra første bilag for samtlige leverandører. Ellers er sikkerheden mod svindel ikke optimal. - Jeres support oplyser at I slet ikke læser betalingsoplysningerne for en eksisterende leverandør, i betaler blot til den registrerede standardkonto.
Det finder jeg særdeles problematisk.
_Hvordan opdager I så hvis en leverandør har skiftet bankkonto? _
Det kan være en alvorlig fejl at betale til en gammel konto. Og det kan tage mange uger at få pengene retur ved fejlbetaling fra en bank i udlandet.
At kontrollere at oplysningerne er som forventet er også meget væsentligt. Jeg har mødt mange eksempler på at virksomheder har fået deres mail hacket og at betalingsoplysninger er blevet ændret på fakturaer. Jeg er med på at systemet ikke betaler til den forkerte konto – men en faktura som har ændrede oplysninger skal ikke glide glat igennem og betales. Den skal tydeligt markeres for manuel kontrol af alle oplysninger. Hvem ved hvad der ellers kan være pillet ved. - Vi har selv konti i 4 forskellige valuter vi modtager betalinger i. Måske har man forskellige konti til forskellige projekter eller klienter.
Det er ønskeligt – nødvendigt - at kunne have flere konti for en leverandør, og at betale til den (godkendte) konto som fremgår af kundens faktura. Man kan ikke tillade sig at betale til forkerte konti.
Når I ser en faktura med afvigende bankoplysninger skal der som sagt advares om det – men der skal også være mulighed for at tilføje en yderligere konto til betalinger.