Der er allerede et eksisterende ønske om at inkludere alle kreditnota-numre i betalingsteksten, når der betales fakturaer, hvor kreditnotaer er udlignet. Som tidligere nævnt af Corpay i både den oprindelige forespørgsel og min dialog med supporten, er det desværre kun muligt for Corpay at sende 16 tegn via betalingsteksten, selvom man direkte i banken kan sende flere tegn.
Dette begrænser vores mulighed for nemt og automatisk at kommunikere, hvilke kreditnotaer der er udlignet med hvilke fakturaer på vores leverandørbetalinger. Dette medfører ekstra manuelt arbejde og potentielle risici for fejl, da vi i dag skal gøre dette manuelt.
Vi modtager fra flere af vores kunder betalingsadviseringer i PDF-format, hvor det tydeligt fremgår, hvilken faktura der er betalt, og hvilke kreditnotaer der er trukket fra på betalingen. For at effektivisere vores processer og mindske den manuelle håndtering, foreslår vi derfor dette som en alternativ løsning til udfordringen:
Corpay kan udvikle en funktion, der automatisk genererer en PDF, hvor det specificeres, hvilke fakturaer og kreditnotaer en given betaling vedrører. Denne PDF kunne derefter enten være tilgængelig for download eller automatisk sendes fra Corpay til den faktureringsemail, der er angivet på leverandørens profil.
For at gøre denne løsning endnu mere brugervenlig kunne man overveje en valgfri funktion, hvor man kan aktivere, at hver gang en kreditnota bruges til at udligne en faktura, sendes der automatisk en e-mail til leverandøren med den tilhørende PDF-fil ved betalingen. Dette ville også sikre, at der ikke foretages ændringer i betalingen efter afsendelsen af betalingsadviseringen.
Eftersom Corpay allerede indsamler data såsom udstedelsesdato, beløb og fakturanumre samt beregner den samlede sum til betaling, burde den nødvendige information allerede være tilgængelig. Det handler derfor primært om at få oprettet en løsning for dokumentgenerering og tilhørende opsætning.
Vedhæftet er et screenshot, der illustrerer, hvordan opsætningen af denne funktion kunne se ud.
Denne feature vil ikke blot reducere det manuelle arbejde, men også sikre en mere præcis og effektiv betalingskommunikation med vores leverandører.