Betaling ved afvigende kontoplysninger#272

I tillæg til mit opslag #269, så vil fremhæve forhold omkring betaling hvis betalingsoplysninger på et bilag ikke stemmer overens med gemte kontooplysninger for en leverandør, uddyber jeg her hvad der ville være en bedre procedure end den I har implementeret.

Jeg må konstatere at den måde systemet agerer på ikke er helt gennemtænkt.
Hvis der er gemt betalingsoplysninger, så betaler Corpay altid til den konto som er gemt for leverandøren, også hvis et bilag indeholder andre betalingsoplysninger. Det er ikke hensigtsmæssigt.

Et godt design ville være at:

1. Betalingsoplysninger altid aflæses, og sammenlignes med det som er gemt for leverandøren.
2. Hvis betalingsoplysningerne på en faktura stemmer overens med de gemte standardoplysninger, så betales regningen normalt.
3. Hvis oplysningerne på en faktura ikke stemmer overens med det gemte – så skal fakturaen stoppes til manuel kontrol hos os. På samme måde som I stopper fakturaer til nye leverandører. Vi skal så kunne vælge at gennemføre betalingen til standardkontoen, eller at betalt manuelt (i fremtiden kan vi forhåbentlig gemme flere konti for en leverandør).

Der kan være flere årsager til at betalingsoplysningerne ikke stemmer overens, bl.a.:

A. Fakturaen kunne være falsk eller ændret – i det tilfælde er alt ikke godt, blot der betales til standardkontoen. Sådan en faktura skal slet ikke betales. Ideen med systemet er jo blandt andet at være med til at forhindre sådant. Blot fordi man betaler til en leverandør man kender til deres korrekte konto, så er det ikke altid let at få penge retur hvis betalingen er forkert, det kan tage lang tid.
B. Leverandøren kan have skiftet bank eller konto – så skal kontooplysningerne rettes når vi har kontrolleret forholdet. Man skal naturligvis ikke betale til en konto som måske er lukket.
C. Leverandøren kan have forskellige konti der skal betales til alt efter hvad det drejer sig om. Så er det jo ikke korrekt at betale til standardkontoen. Det er jo aldrig ok at betale til en anden bankkonto end den sælger ønsker at modtage betalingen på. Så længe systemet ikke kan håndtere at man har flere konti, så må sådanne betalinger udføres manuelt. De må aldrig gennemføres med betaling til en forkert konto.

Konsekvensen af at I betaler til standardkontoen uden at kontrollere bilagets betalingsoplysninger er jo indiskutabelt at I risikerer at oprette forkerte betalinger.
Det kan man kun betragte som forkert og en fejl.
Det er helt essentielt at vi bliver advaret om afvigelser mellem gemte betalingsoplysninger og det der står på modtagne bilag. Ellers skal vi aligevel kontrollere det for hvert blilag manuelt.

Aktuelt har I oprette overførsler for to af vores bilag som ikke vil kunne gennemføres. Det er indlysende fejlagtigt.
(I form af en overførsel fra en af vores valutakonti i Euro med en almindelig dansk overførsel – en sådan bankoverførsel kan slet ikke gennemføres og vil blive afvist, der skal lave en udlandsoverførsel med brug af IBAN nummer – og så også til en anden konto den valgte). Så disse fakturaer vil ikke blive betalt.

Corpay tror alt er ok, og at betaling vil ske.
Det er naturligvis ikke til fredsstillende.

Hej Flemming

Hvis du benytter vores leverandørgodkendelses-feature, vil du få besked om at godkende blandt andet, hvis der forekommer andre betalingsoplysninger på et bilag, end hvad der er gemt på leverandørens stamoplysninger.

Mvh Frederik

Hej Frederik
Det er ikke korrekt.
Systemet betaler med standard betalingsoplysningerne, og ignorerer had der står på fakturaen. Jeres support oplyser at det er måden systemet virker på.
Systemet opretter gerne betalinger som ikke kan gennemføres.
F.eks. fra vore EUR konto i EUR med en almindelig dansk bankoverførsel – det kan man ikke.
Og til en forkert konto.

Jeg har været ude for at jeg er blevet bedt om at godkende en ændring af leverandøren (som ikke var ønsket), da jeg afviste den blev de allerede gemte oplysninger for leverandøren slettet – det er også en fejl.

Og som også har skrevet, og lige har konstateret – så kan systemet ikke håndtere betalinger til Australien.

Du må meget gerne ringe til mig, så skal jeg forklare hvor problemerne er.

Det virker ikke som om du har læst og forstået det jeg skriver.
Det du før skrev jeg skal tage med support – det har jeg gjort først, men logikken Corpay er utilstrækkelig til at håndtere de problemer jeg løber ind i.
Og systemet reagerer ikke på konflikter i betalingsoplysninger, det opretter ugyldige og forkerte betalinger.
Årsagen er at logikken ikke er helt gennemtænkt nok.
Virkeligheden er mere kompleks en forudset.
Ring gerne til mig på 30803913